Güvene Dayalı Bilgisayar ve İletişim Politikası

Giriş

Türkiye Şişe ve Cam Fabrikaları A.Ş. ve bağlı kuruluşları sektöründe en üst sıralarda yer alan bir kuruluştur. Dört ana gruptan oluşan topluluk bünyesindeki tüm şirketler, Camnet adı verilen ağımızla birbirleri ile iletişim içindedirler. Kurumumuzda gelişmiş ağ yapısının yanında yaygın bir şekilde bilgisayar kullanımı vardır ve çoğu şirketin aksine insana güven pek çok konuda ön sırada yer almaktadır. Güvenin insanın kendisine saygısı yanında, otokontrolü de beraberinde getireceği düşünülmektedir. Bu yüzden kısıtlamalar yerine bilgilendirmelerle kontrol sağlanması hedeflendirmektedir.

Kuruluşumuzda kiralık hatlar üzerinde oluşturulan Camnet ağına tüm bilgisayarların bağlanması sağlanmaktadır. Bu bilgisayarlar ve çalışanlara pek çok hizmet verilmektedir. Bu hizmetler esnasında, esas çalışana güvendir. Bildirinin temelini oluşturan güvene dayalı bilgisayar ve iletişim politikalarını şu başlıklar altına alabiliriz:

• Özellikle bilgisayar sahibi kullanıcılar olmak üzere tüm çalışanların bilgilendirilerek bilinçlendirilmesi
• Internet bağlantısında çalışanlara güven ve tutulan loglarla otokontrol hedefi
• Evden Internet'e bağlantı hakkının verilmesi
• Disk ve kapasite sınırlaması hariç, e-posta imkanı
• Birbirine entegre e-posta, fax, sms ve çağrı kayıt sisteminin kullandırılması
• Telefon görüşmeleri ve otokontrol amaçlı geri bildirim e-postaları

Güven Politikası

1. Bilgisayar Sahibi Kullanıcıların Bilinçlendirilmesi

Kuruluşumuzda yaygın bilgisayar kullanımı vardır. Belli donanım standartlarına sahip olan bu bilgisayarlara yine standart yazılımlar yüklenerek kullanıcılara yaygın eğitimler verilir. Bu eğitimlere katılım için kısıtlama söz konusu değildir. Ayrıca bilgisayar ve iletişim olanakları konusunda eğitimler dışında bilgilendirme toplantıları, e-postalar, web yayını ve Şişecam dergisinde yazılarla da kullanıcıların bilinçlenmesi sağlanmaktadır. Bütün bunların dışında kuruluşumuz çalışanlarına bilgisayar destek hizmetleri veren müdürlüğün çağrı sistemine bırakılacak bir kayıtla da her türlü soru ya da bilgi desteği talebine, gerek telefonla gerekse yerinde destekle cevap verilmektedir. Bütün bu olanaklarla amaç, çalışanın bilinçlendirilerek kaynak ve zaman tüketimini en aza indirgemektir.

2. Internet Bağlantısı ve Otokontrol

Şirketimizde bilgisayarı olan her kullanıcının Internet bağlantısı vardır. Teknik ve güvenlik gerekçelerinin dışında kısıtlama yapılmaksızın, kişileri bilgilendirme yoluyla kaynakların verimli kullanımı sağlanmaktadır. Kullanıcılara Internet'te bir hafta içinde nereye ne zaman bağlandıkları bilgisinin dökümü e-posta ile otomatik olarak yollanarak, kişilerin otokontrollerini yapmaları sağlanmaktadır.

Bilgisayarların Internet'e erişimleri sadece vekil sunucular (proxy server) üzerinden olmaktadır. Bu hem hız hem de günlük bağlantıların depolanabilmesi açısından zorunludur. 8 ayrı vekil sunucu üzerinden erişimler sağlanmakta ve her gece bu erişimlerin logları depolanarak belli bir merkeze ftp yoluyla çekilmekte ve yedeklenmektedir. Buradaki amaç hem kullanıcıya haftalık bağlantı bilgilerinin yani, hangi gün hangi saatte nereye ne kadar süre bağlandı bilgilerinin otomatik olarak e-posta ile yollanmasını, hem de ileride oluşabilecek hukuki ya da ahlaki bir sorunla karşılaşılınca bilgiye geri dönmenin mümkün olmasını sağlamaktır. Kullanıcıya belli web yayınlarına ulaşma kısıtı getirmeksizin otokontrol olması amacıyla bu bağlantı bilgileri e-posta ile sadece onlara gitmekte ve bu bilgileri normalde hiç kimse görememektedir. Şekil-1'de kullanıcılardan birine giden e-posta örneği görülmektedir.

Şekil-1: Belli bir kişiye, IP adresine haftalık giden e-posta

Şekil-2: En çok bağlanılan ilk 200 site

Gerektiğinde bu bilgilere şifreyle yetkili kişinin erişerek, günlük ya da haftalık bazda kimin nereye bağlandığı ya da hangi sitelere kimlerin bağlandığı, ya da en fazla bağlanılan sitelerin nereler olduğu bilgisine ulaşılabilir.

Şekil-2'de ise günlük bazda en çok bağlanılan ilk 200 sitenin dökümü yer almaktadır.

3. Evden Internet Bağlantısı

İhtiyaç duyan çalışanların evden Internet bağlantısı olanağı için bir servis sağlayıcı firma ile anlaşılmıştır. Burada da bağlantı logları tutulmakta fakat e-posta ile yollanmamaktadır. Bu noktada da tek kısıt, kullanıcının bu olanağı 1 aydan fazla kullanmaması durumunda hesabının otomatik silinmesidir.

4. E-posta Olanağı

Kuruluşumuzda e-posta (Groupwise) imkanı da bilgisayar sahibi tüm çalışanlara sağlanmaktadır. Bilindiği üzere pek çok şirket virüs endişesi, güvenlik veya kaynak problemleri nedeniyle çalışanlarına sadece şirket içi e-posta imkanı vermektedir. Kuruluşumuzda ise e-posta konusunda disk/hat kapasiteleri dışında bir kısıtlama uygulanmamaktadır. Yani çalışanlar günün herhangi bir saati şirket içinde ya da Internet'teki herhangi biriyle e-posta alışverişi yapabilmektedirler. Ayrıca kullanıcıların aynı imkanı dünyanın herhangi bir yerinden kullanabilmeleri de web/wap arayüzleriyle de sağlanmıştır. E-posta kullanımında kısıtlama, içerik bağımsız olarak sadece kaynak tüketimini azaltmak için, belli bir büyüklüğün (2MB-5MB) üstündeki e-postaların gönderilmemesi şeklindedir. Bu gerek teknik olarak gerekse kullanıcı bilinçlendirmesi yoluyla engellenmektedir. Bunun yanı sıra spam ya da gereksiz yollanan e-postalar için kısıtlamalar yerine kişilerin uyarılması yoluna gidilmektedir.

5. Entegre E-posta, Fax, Sms ve Çağrı Kayıt Sistemi Olanağı

Topluluk bünyesindeki Yönetim Merkezleri ve Pazarlama birimlerinde her bilgisayar sahibi e-posta olanağı ile entegre çağrı kayıt, faks ve sms yollayıp alma olanağına da sahiptir. Bütün bu e-posta, faks ve sms yollayıp alma, bırakılan sesli telefon mesajlarını dinleme işini kullanıcı bilgisayarındaki tek bir pencereden (Groupwise yazılımı ile) yapmaktadır. Şekil-3 bu ortak kullanım penceresini göstermektedir.

Şekil-3: Entegre e-posta, fax, sms ve çağrı kayıt penceresi

E-posta yollama penceresi açıldığında, to kısmına e-posta adresi yazılırsa mail yollama, fax:fax numarası yazılırsa faks yollama, sms:cep telefonu numarası yazılırsa ise sms yollama gerçekleştirilmiş olmaktadır. Çalışana gelen e-posta ve fakslarda yine bu ekrandan gözükmektedir.

6. Her Çalışana Özel Telefon Numarası ve Otokontrol

Topluluk bünyesindeki Yönetim Merkezlerinde bir diğer olanak ise her çalışana özel bir telefon numarasının olmasıdır. Çalışanlara telefon kullanımında, yaptığı iş tipine göre, şehir içi, şehirlerarası, GSM, milletlerarası arayabilme hakları verilmektedir. Telefon kullanım politikası da yine güven ve otokontrole dayanmaktadır. Kullanıcılara otomatik olarak aylık yollanan e-postada, bir önceki ay ne zaman, nereyi aradıkları, ne kadar süre konuştukları ve ücret bilgisi gitmektedir. Güvene ve oto kontrole dayalı olan telefon olanağı ile her çalışan minimum şehir içi görüşmeyi süre ve sayı kısıtlaması olmaksızın gerçekleştirebilmesidir. Bütün bu telefon görüşmelerinin dökümü depolanmakta ve her ayın ilk günü kullanıcılara otomatik olarak, geçen ay hangi telefonu, hangi tarihte, hangi saatte aradığı, ne kadar süre konuşup, ücretinin ne kadar tuttuğu bilgisi otomatik olarak e-posta ile yollanmaktadır. Şekil-4 gönderilen e-postaya bir örnektir.

Şekil-4: Çalışana aylık olarak, e-posta ile yollanan, ayrıntılı telefon görüşmesi raporu

Detaylı görüşme kaydını gösteren bu e-posta sadece çalışana gitmektedir. Fakat İnsan ve Finans Kaynakları Müdür ve Grup Başkan'larına da kendi şirketlerindeki çalışanların bir ay içinde şehir içi, şehirler arası ve GSM konuşma miktarının toplam rakamları otomatik olarak e-posta ile yollanmaktadır. Yani bu konuşma bilgilerini çalışanın kendisi dışında sadece üst düzey yöneticileri detaysız olmak şartıyla görebilmektedir. Çalışana giden ayrıntılı görüşme bilgisi hem kullanıcının görüşmelerinde kendini kontrolünü sağlamakta hem de bir bilgi tabanı oluşturmaktadır. Yöneticilere giden detaysız görüşme toplam raklamları ise maliyet hesabı ve sesli iletişim stratejilerinin belirlenmesi için uygundur.

Sonuç

Sonuç olarak kuruluşumuzun bilgisayar ve iletişim politikası, imkanların gereksiz kullanımını teknik engellemelerle kısıtlamak yerine; kullanıcıları bilgilendirme, uyarma ve kendi kendilerini değerlendirme imkanı sunma şeklindedir.

Sibel Merey, Mehmet Ali Çakır

Yazıyla ilgili görüş ve yorumlarınızı smerey@sisecam.com.tr, mcakir@sisecam.com.tr ve yorum@teknoTurk.org adreslerine yollayabilirsiniz.