Internet'ten Proje Takibi: Neden Yapılmalı ve Neden Yapılamıyor? |
|
Bilgisayar Ağları ve Internet
Bilgisayarların birbirleri ile bilgi alışverişinde bulunabilmeleri bilgisayar teknolojilerinde önemli bir atlama noktası olmuştur. Birkaç kişinin bilgilerini paylaşabilmelerine olanak sağlayan yapı giderek genişlemiş ve Internet adını verdiğimiz büyük bilgisayarlar topluluğunu oluşturmaya kadar gitmiştir.
Şu anda özellikle iş çevrelerinde kullanılmakta olan bilgisayar ağları reklam, sanat, muhasebe gibi birçok birbirinden farklı alanda da kullanım bulmuştur. Hatta bazı şirketlerin birden çok ağ yapısını birarada kullandıkları bile görülmektedir. Okullarda öğretmen ve öğrencilerin aralarındaki bilgi akışını koordine ederken bilgisayarlarının oluşturduğu ağları kullanmaları önemli faydalar sağlamaktadır. Resmi kurumlarda kullanılan bilgisayar ağları vasıtasıyla da bilgi paylaşımı kolaylaşmış, hatta bu tür kullanımların Internet yardımıyla dışarıya açılması hem işlerin şeffaf yürümesi hem de bilgilerin düzenlenmesi ile ilgili iş gücünün az kullanılmasını sağlayarak faydalı olmuştur.
Aslında ayrı bir başlık altında incelenmesi gereken Internet kavramı, bilgisayar ağlarının özel bir alanı olarak bilgisayar teknolojilerinin halk tarafından kullanılmasında da önemli rol oynamıştır. 20 yıl kadar önce bir kaç site ile bir araştırma projesi olan Internet şu anda milyonlarca siteye sahip kendi kurallarına sahip ayrı bir dünya oluşturmuştur. Şu anda üretimden tüketime birçok alanda insanların içinde yaşadığı, beslediği ve beslendiği bir topluluk oluşturmuştur. Proje ve Takibi Birden çok kişinin biraraya gelerek tüm tanımlamaları ve uygulamalarını gerçekleştirerek bir iş sonuçlandırmaları proje tanımı olarak verilebilir. Tanımı açacak olursak projenin orta veya büyük ölçekli olacağından hareketle birden çok kişi tarafından tamamlanacağı ve hatta bu kişilerin farklı görevlendirmelere sahip olacağı açıktır. Farklı alanlarda uzmanlaşma isteyecek proje parçalarının farklı uzmanlıklara sahip insanlara yaptırılması özellikle proje grubunun farklı niteliklerde birçok kişiyi kapsayacağını göstermektedir. Proje tüm parametreleri ile mümkün olduğunca tanımlı olmalıdır. Tanımlı olmayan durumlar için ise yine tanımlı risk analizleri yapılmalı ve onların planları oluşturulmalıdır. Bu da bir projenin mümkün olan bütün parametreleri ile tanımlanmasını ve raporlanmasını gerektirir. Proje tanımı ayrıca uygulamanın yani yapılan tanımların gerçekleştirilmesi aşamasını da içermelidir. Başka bir deyişle tanımlanan iş gerçekleştirilmeli veya gerçekleştirilmesi ile ilgili olarak ekibin kurulması ile başlayan ve oluşan ürünlerin satış sonrası hizmetlerine kadar giden bir geliştirme aşaması planlanmalıdır. Tabi ki beklenen sadece projenin tanımlanırken oluşturulabilecek bütün bilgi birikimi ve öngörülerin raporlanmasıdır. Tanımlanan işin yapılması sırasında ortaya çıkabilecek özel durumlar, risk tanımlamaları dışında proje tanımını etkilemeyecektir. Buna bağlı olarak tanımlı proje sürekli kontrol edilen ve tanımlanmış sürece uymaya çalışan bir işler grubu olarak da tanımlanabilir. Biraz önce de bahsedildiği gibi projeler zamana bağlı değişebilen süreçlerdir. Bu da sürekli olarak geliştirme aşamasında kontrol edilmelerini gerektirir. Örneği somutlaştıracak olursak, projenin gidişatından projede çalışanların durumlarına kadar belirlenen öngörülere uyulup uyulmadığı konusunda bir takip gereklidir. Bu takip öngörülere ve tanımlamalara tam olarak uyulmasını veya uyulmadığı takdirde nedenlerinin araştırılarak projeye en yüksek faydayı sağlayacak şekilde sözkonusu öngörülerin değiştirilmesini sağlamaktır. Projenin sonunda oluşacak sonuçlandırma raporuna da hazırlık olacak şekilde proje süresince yapılacak değişikliklerde bu proje tanımlamasına eklenecektir. Internet Üzerinde Proje Takibi Neden Yapılmalı? Proje tanımının yapıldığı ve proje takibinden bahsedildiği paragraflarda anlatıldığı gibi proje takibi çeşitli aşamalara sahip bir süreçtir. Bu süreç yine yukarıdaki paragraflarda anlatılan bilgisayarların bir ağ üzerinde haberleşmesi (veya daha genel adıyla Internet) yoluyla kolaylaştırılabilir. Bu şekilde kullanılacak bir aracın proje takibine faydaları aşağıdaki gibi tanımlanabilir. - Dağıtık proje ekibi: Özellikle son dönemde oluşturulan proje grupları farklı yerlerde de olsa en iyi şekilde projeyi sonuçlandırmaya yönelik ekibin kurulması ile oluşturuluyor. Bu da doğal olarak ekip elemanlarının fiziksel uzaklıkları sebebiyle proje takibini olanaksız kılabiliyordu. Ancak proje takibinde kullanılabilecek Internet tabanlı uygulamalar sayesinde projede çalışan ekibin sürekli kontrol altında olması sağlanabilecektir. Ayrıca oluşan ekibin sürekli olarak yapılacak işleri konusunda bilgilendirilmeleri konusunda mesafe katedilmiş olacaktır. Örneğin yazılım projelerinde kullanılabilecek bir kod izleme aracı verilen işlerin yapılıp yapılmadığı ile ilgili olarak takip ediciye bilgi sunabilmektedir. - Objektif takip: Yapılacak proje takibi, kişilerin yapacakları işlerden çok yaptıkları işleri sunma becerileri ile ilgili olmamalıdır. Özellikle birlikte çalışılan ortamlarda, yapılan işlerin takibi konusunda takip edilen elemanın proje ile ilgili verilmiş öngörüleri değiştirmesi, özellikle kayıt altına alınmadığı sürece daha kolaydır. Ancak elektronik ortamda hatta mümkünse otomatik olarak yapılacak proje takibi, projenin verilen işle ilgili bölümünde kaydedilen aşamaları daha kolay gözler önüne serecektir. - Performans takibi: Proje takibinin ağ üzerinden yapılması projenin sürekli denetlenebilmesini mümkün kılar. Bu da çalışan performansını takip edebilecek bir zaman performans çizelgesi hazırlamakta kolaylık yaratır. Örneğin bir yazılım projesinde oluşturulacak yazılımı takip eden bir yardımcı araç kullanımı, kişilerin yazılımı hangi oranda geliştirdikleri konusunda fikir verebilir. Daha somut bir örnek verecek olursak, yazılıma eklenen kodun hangi sürede yazıldığını kontrol ederek çalışanın sürekli kod yazma performansı ile raporlama yapabilen yazılım takip araçları mevcuttur. - Raporlama kolaylığı: Hazırlanan projelerle ilgili olarak söyleyebileceğimiz bir doğruda, proje konusundan bağımsız olarak, raporlamanın bilgisayarlarla yapıldığıdır. Birçok sektörde bilgisayar kullanımının yaygın olduğundan hareketle, raporlamaların bilgisayar üzerinde yapıldığı, yayınlandığı ve yorumlandığını kabul edebiliriz. Öyleyse otomatik olarak ve elektronik ortamda yapılacak bir takip raporlama işlevlerinde de hazır bilgi sunacak, hatta son dönemde çıkmış olan bilgi teknolojilerini uygulayarak istenen anda istenen formatta bilginin raporlanmasını otomatik olarak sağlayabileceğiz. - Anlık takip imkanı: Proje takibi sırasında takip edici sürekli olarak çalışanları takip edemez. Bunu yapmak için hem kendi işlerinden hem de çalışanların işlerinden feragat etmesi gereklidir. Bu yüzden yapılan işler aylık, haftalık, hatta mümkün olursa günlük periyotlarla öngörülere uygunluk açısından kontrol edilir. Özellikle günlük takibin birçok proje tipinde mümkün olmadığını düşünürsek, haftalık takip proje takibi konusunda genellikle izlenen yoldur. Ancak haftalık takip, gerek performans yorumlamada, gerekse projenin öngörülere uygun ilerlemesinde kötü sonuçlara yol açabilecek tehlikeli bir yöntemdir. Bu amaçla günlük yapılacak proje takibi de teknik olarak yetersizlikler nedeniyle yapılmamaktadır. Ancak işlerin en azından günlük takibi, takip edici için performans bilgilerini derleyecek, düzenleyecek ve hatta yorumlayacak bir araç olduğu takdirde kolay olacaktır. Internet Üzerinde Proje Takibi Neden Yapılamıyor? Proje takibi önceki paragraflarda bahsedildiği gibi proje yürütülmesinde önemli bir noktadır. Ve proje takibinin Internet üzerinden yapılması gerek araçlar kullanarak olsun, gerekse bu araçları kullanmadan düşünülsün, proje sahiplerinin yararınadır. Bu noktalardan baktığımızda şirketler tarafından proje takibinin Internet üzerinden yapılıyor, hatta çeşitli araçların yardımlarıyla kolaylaştırılıyor olması gereklidir. Ancak proje grupları bu faydaları getirecek yönetim şekline geçememektedirler. Büyük çoğunlukla bu faydalardan yararlanamayan proje grupları, geçişte çeşitli fikirsel ve maddi sorunlarla karşılaşmaktadır. Proje takip programlarının ilk maliyeti. Özellikle projenin yazılım projesi olması durumunda proje takip araçlarının kullanılması çok çeşitli kolaylıklar sağlayabilecektir. Ayrıca projenin yazılım projesi olmaması durumunda bile bilgisayar destekli tüm projeler için bir otomatik takip programı geliştirilebilmektedir. Ancak gerek yazılım sektöründe olsun, gerekse farklı sektörlerde olsun, bu tür programların bir kurulum maliyeti vardır. Bu kurulum maliyeti bazı sektörler için hazır yazılımların satın alma maliyetleri iken bazı sektörler için tasarım ve yazılım geliştirme maliyetleri olarak da karşımıza çıkabilir. Fakat hangi sektör olursa olsun, getirilecek ilk maliyet, insan gücünün daha ucuz olduğu ülkelerde otomatik sistemlerin kabul edilirliğini azaltmaktadır. Proje takibi kültürü. Ülkemizde çoğu mühendislik eğitimi, proje kavramı üzerine çalışmalar içermemekte veya içerse bile öğrencilerin mezun olduklarında kontrollü çalışmalarını sağlayacak bilgi birikimine ulaşmalarını sağlamakta yetersiz kalmaktadır. Özellikle bireysel çalışmalar üzerinde yoğunlaşmış bir eğitim alan genç mühendis adayları, grup çalışması fikrine de aynı düzeyde adapte olamamakta ve hatta direnç göstermektedir. Ancak gerçek iş yaşamında tüm işler proje mantığı üzerine oturtulmakta, işlerin belirli bir sistem dahilinde denetlenebilir yapılması beklenmektedir. Ancak proje takibi kültürü olmayan bu kişilerin işyerlerinin denetlenme ve kontrol edilme durumuna karşı çıkmasalar bile direnmeleri kaçınılmazdır. Buradan hareketle, çoğu mühendis doğal olarak, takip işlemleri için yapılacak hazırlık, raporlama, vb. işleri gereksiz olarak görmektedir. Böylece normal iş temposu içerisinde bunlara zaman ayırmamaktadır. Bilinçli veya çoğu zaman bilinçsizce oluşan bu durum, yapılacak analiz ve performans ölçümlemelerinde hataya yol açmakta, önceden belirlenen kıstasların kontrolünü zorlaştırmaktadır. Bilgisayarda (ekranda) okuma ve yazma kültürü. Bilgisayar toplumumuz için yeni bir teknoloji olarak kabul edilebilir. Özellikle Internet'in de yaygınlaşması ile bilgisayar çoğu kişi tarafından kullanılan ve hatta kullanılmak zorunda olan bir teknolojidir. Ancak bu kadar sık kullanılmasına rağmen bilgisayar kullanıcıları, bilgisayar yoluyla bilgi hazırlama ve özellikle Internet yoluyla edinilen bilgileri bilgisayar üzerinde inceleme yeteneğine henüz ulaşamamışlardır. Bu yüzden hala dosyalama yapılmakta, kağıt üzerinde çalışmalar yapılmakta, bilgisayar yanlızca bir sonlandırma aracı olarak kullanılmaktadır. Bilgisayarın sürekli olarak işi temsil etmesine bağlı olarak da, bu olay nedenlendirilebilir. Özellikle işi bilgisayar başında olan kullanıcıların, daha önce belirtilmiş olan raporlamayı iş olarak görmemeleri sorunuyla bağlantılı olarak bilgisayar başında kendilerini takip edecek iş takibi formlarını doldurmadıkları kabul edilebilir. Sonuçlar Özellikle performans kriterleri, kalite hedefleri gibi konuların önem kazanmaya başladığı şu günlerde proje takibi de irdelenmeye başlanmıştır. Gerçekte bu, ülkemiz dışındaki birçok ülkede bu konularda çalışmalar yapılıyorken, sadece iş üretmek ile geçinen ve yeni ürünler geliştirmeyen geçmiş üretici kavramından bize miras kalmış bir olgudur. Ancak yeni ürünler geliştirmeyi, piyasada öne geçmenin gereklerinin neler olduğunu anlamayı ve bu gereklerin sadece fiyat, vb. basit terimlerle anlatılamayacağını farketmiş üreticiler tarafından bazı çalışmalar yapılmaktadır. Önemli konulardan birisi olan proje kavramı, aslında başta sayılmış olan performans, kalite gibi kavramların anlaşılmasına yardımcı olacaktır. Proje kavramıyla aslında yerleştirilmeye çalışılan düzenli çalışma ve ölçümleme fikri işlerin takip ve kontrol edilmesi zorunluluğunu da beraberinde getirir. Özellikle hızlı ilerleyen teknoloji sektörlerinde, zaman kaybetmekten başka bir işe yaramadığı düşünülen proje takibi, aslında gelecekte büyük katma değerler sağlayacaktır. Ancak kısa vadede kaybettireceği insan gücü, zaman ve para şirketlerin proje takibinin yapılmasının getireceği yararları görmelerini engellemektedir. Internet ile birlikte bilgi paylaşımının çok kolaylaştığı günümüzde, yazılım sektöründeki gelişmeler, birçok işin bilgisayarlar tarafından yönetilmesine de izin vermekte, birçok görevi bilgisayarların yorumlamasını kabul etmektedir. Buna bağlı olarak proje takibi konusunda da hem sadece Internet'in faydalarını üretime taşıyan proje takip araçları, hem de bilgisayarların artık birçok görevi otomatik tamamlamalarını sağlayan proje takibi yorumlayıcıları hazırdır. Burada eksik olan, aslında fiziksel nedenlerden çok, fikirsel engelleri kaldırmaktır. Birçok sektörde proje takibi yapılmakta ancak bu takibin yararları anlatılamadığından veya öğretim aşamasında eksik bırakıldığından mühendislerimiz tarafından uygulanamamaktadır. Bu sorunun önemli bir çözümü, verilecek eğitimlerdeki proje mantığı, düzenli çalışma ve grup oluşturma fikirleridir. Özellikle üniversite eğitimleri sırasında bir bütünün parçası olarak çalışmayı öğrenen mühendislerin düzeni takip etme, performans takibini kabullenme konularında sorunları olmayacaktır. Ayrıca, bilgisayarı bir teknoloji olarak görmekten çıkarıp eğitimlerimizde vereceğimiz “hedefe ulaşmak için bir araç” fikri bilgisayar üzerinde okuma ve yazma konularındaki sıkıntıları da büyük ölçüde ortadan kaldıracaktır. Özellikle bireysel çalışma kültürü ile yetiştirilmiş kişiler olarak, birçok kişi şu anda grup ve takım çalımasının önemi farketmiştir ve zaten bilimsel çalışmalarla da kabul edilmiş olan ekip çalışmasını uygulamaya çalışmaktadır. Özellikle bu yönden eksiklerimizi kapatıyor olmamız, dış dünyaya yeni bir şeyler sunma anlamında açılmaya çalışan ülkemizin üretkenliğinde önemli bir nokta olacaktır. Kaynakça [1] D. E. COMER, Computer Networks and Internet, Prentice Hall Engineering, 1996. [2] S. SAKAR, Proje Yönetimi, http://come.to/proje [3] P. JONES, “Handbook of Team Design”, McGraw Hill. [4] N. KOCK, Asynchronous and distributed process improvement, Information Systems Journal, Blackwell Science Limited, Vol 11. [5] P. LOWRY, D. WILSON, The potential of Group Support Systems to enhance Analysis and Design Processes and Outcomes, Proceedings of the 3rd Annual Conference of the Southern Association for Information Systems, Atlanta, Georgia, April 2000. Alp Kut
Bu yazıyla ilgili görüş ve yorumlarınızı yorum@teknoTurk.org, ulas@cs.deu.edu.tr ve alp@cs.deu.edu.tr adreslerine yollayabilirsiniz.
|